Vmesnik EBAPAN

EBAPAN je vmesnik med poslovno informacijskim sistemom Pantheon in dokumentnim sistemom EBA. Omogoča vam da vse prejete dokumente opremite s sliko dokumenta. Ko sta dokument v Pantheon-u in EBA-i povezana se medebojno izmenjata osnovne podatke listine. V kolikor potrebujete vizualni vpogled v dokument le tega ni potrebno več iskati v fasciklih ampak preko filtrov dokument poiščete v Pantheon-u in takoj se vam odpre vizualizacija dokumenta na drugem ekranu.

 

Obdelava dokumentov z uporabo funkcije 1:1

Prvi možen način uporabe vmesnika EBAPAN je skeniranje dokumentov po principu 1 na 1. Tak princip lahko uporabljate na večini dokumentov v Pantheon-u.

 

Tak način je uporaben, kadar smo v Pantheon predhodno že vnesli dokument, nismo pa ga še povezali z dokumentnim sistemom. S klikom na gumb 1:1 se nam odpre okno za skeniranje 1 dokumenta in njegovih morebitnih prilog.

Če smo dokument prejeli v pisni obliki lahko sedaj izberemo v kakšni ločljivosti ga želimo skenirati. Priporočena ločljivost je 300dpi kar se tudi samodejno nastavi. Dokument in vse njegove priloge položimo na skener in kliknemo gumb skeniraj. Ko se skeniranje zaključi se nam v oknu prikaže predogled skeniranih dokumentov. V kolikor smo zadovoljni z skeniranimi dokumenti kliknemo na gumb OK. Tako smo povezali skenirane dokumente in dokument ki smo ga vnesli v Pantheon.

Dokument, ki ga prejmemo pa ni vedno v pisni obliki temveč je lahko tudi v elektronski obliki kot slikica. V takem primeru bomo nasmesto klika na gumb skeniraj uporabili gumb Uvozi iz datoteke. V novem oknu sedaj poiščite datoteko, ki jo želite uvoziti. Ko je slika uvožena je postopek enak kot pri skeniranju.

 

Obdelava dokumentov z uporabo dokumenta 000 (prejeti dokumenti) ali 001 (izdani dokumenti)

V primeru računovodskega servisa je skeniranje in obdelava dokumentov po principu 1 na 1 zamudna in prepočasna, ker se obdeluje le 1 dokument na enkrat. Za ta namen se uporabi dokument 000 ki nam omogoča skeniranje več dokumentov na enkrat, in skeniranih slik vsaj osnovno razpoznavo dokumenta, avtomatično kreiranje dokumentov glede na razpoznavo in tudi razporejanje dokumentov glede na njihov tip (stroški,blago,uvoz, itd...)

Množično skeniranje večjega števila dokumentov  na skupni vrsti dokumenta  »000« ali »001«

Programska rešitev za množično skeniranje in vnos v Pantheon večjega števila dokumentov, ki še niso vneseni v Pantheon, je izdelana s posebnim postopkov na vrsti dokumenta »000« ali »001«. Vsi dokumenti, ki se skenirajo in vnašajo čez ta dokument, predhodno ne smejo še biti vneseni.

Dokument 000 / 001 se uporablja za množično skeniranje dokumentov, vnos podatkov in naknadno ustrezno razvrstitev dokumentov v pravi poslovni dogodek. Vnosna maska se od original PA maske razlikuje po dodanih gumbih pod vnosnim oknom subjekta.

EBAPAN vmesnik dovoljuje različne principe zajema podatkov, čez ta vmesnik pa tudi pošiljamo ukaze dokumentnemu sistemu EBA, tako da je uporabniku prijaznejša raba.

Ko so dokumenti poskenirani jih s klikom na gumb Kreiraj prenasemo v Pantheon in sicer na dokument 000 za prejete dokumente oziroma 001 za izdane dokumente.

Po prenosu se prenešeni podatki pokažejo v dokumentu 000 oz. 001.Pod prenešenih dokumentih se lahko premikamo tako, kot po dokumentih iz klasičnega Pantheona. Ko izberemo dokument, ki bi ga radi vnesli, se v dokument vpišejo manjkajoči podatki (opombe,pozicije, itd...)

Ko je dokument v celoti vnesen v PA preko padajočega menuja izberemo na kateri poslovni dogodek želimo ta dokument razvrstiti.

 

 

 

 

 

 

Pregled povezanih dokumentov

Po končanem prenosu dokumentov ali pri povezavi preko gumba "Skeniraj 1:1" lahko odpremo prave PA dokumente. Ko se premikamo po dokumentih se nam odpirajo ustrezni e-dokumenti .

V levem zgornjem okvirčku vidimo število strani, ki so povezane z dokumentom PA na katerem trenutno stojimo. Če kliknemo na slikico se izbrana slika prikaže na srednjem (večjem) delu ekrana. Enako je tudi na spodnjem levem ekranu, le prikaz je drugačen.

 

Dokumenti, ki niso prejeti ali izdani računi

Vse ostale dokumente ki niso blagovni se lahko povežejo preko funkcije Skeniraj 1:1. Za določene dokumente pa obstajo posebnosti :

Register osnovnih sredstev:

 

• V primeru če je osnovno sredstvo kupljeno v času uporabe Pantheon-a in je račun za osnovno sredstvo skeniran preko opcija 1:1 ali preko zbirnega skeniranja (uporaba dokumenta 001) in če smo register skreirali iz prejetega računa za osnovno sredstvo potem ima to osnovno sredstvo tudi v registru pripeto sliko dokumenta
• Če osnovno sredstvo izhaja iz časa pred uporabo Pantheon-a , za to osnovno sredstvo v Pantheonu ne obstaja račun. Da pa imamo popolni register lahko v registru osnovnih sredstev račun poskeniramo preko funkcije Skeniraj 1:1.

Knjiženje izpiskov:

Pri knjiženju izpiskov imamo na volje 2 posebne funkcije ki ju v drugih dokumentih ne najdemo .

V kolikor smo postavili kljukico v polje Direktno odpiranje veznih dokumentov se nam pri premikanju po pozicijah temeljnice odpre skeniran dokument,ki je povezan s to pozicijo. V kolikor te kljukice ne obkljukate, še vedno lahko odprete skeniran dokument preko gumba Odpri.

Naslednja posebnost je gumb EBA Printer. Ta gumb se uporablja kadar želimo naprimer iz proklika uvoziti izpisek. V takem primeru najprej vnesemo izpisek v Pantheon, nato kliknemo na gumb EBA Printer. Nato v prokliku izpišete izpisek na ekran, kliknete na izpis tega dokumenta in za tiskalnik izberete EBAPrinter. Dokument se bo avtomatično natisnil v EBO in povezal z temeljnico na kateri ste kliknili gumb EBA Printer 1:1.

Dokumenti, ki nastanejo v Pantheon-u

Dokumenti, ki nastanejo kot produkt dela v Pantheon-u lahko prav tako izvozimo v dokumentni sistem. Takoj, ko dokument izpišemo na enkran nas pričaka opozorilo ali želimo ta dokument prenesti v dokumentni sistem. V kolikor kliknemo na gumb Prenesi se dokument prenese v dokumentni sistem in takoj napolni z meta podatki, ki se uporabljajo za ta tip dokumenta .